tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE (Henkilötietolaki 10 § ja 24 §)

Tällä lomakkeella ovat sekä tietosuojaselosteen tiedot (HetiL 10 §) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 §).

· Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä)

Nimi Terhi Vainik

Osoite Väliharjunkatu 22, 70820 Kuopio

Y- tunnus 1737222-2

toiminimi Puheterapia Terhi Vainik

· Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi Terhi Vainik

puheterapeutti

terhi.vainik@gmail.com

040 - 515 8117

· Rekisterin nimi

Yksityisen ammatinharjoittajapuheterapeutin (Terhi Vainik) asiakas- ja potilastietorekisteri

· Asiakasrekisterin käyttötarkoitus

Asiakkaan tutkimusten ja kuntoutuksen suunnittelu ja toteutus

Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Asiakasrekisteritietoja saa käyttää omaan tieteelliseen tutkimukseen.

• hoidon järjestely
• vastaanotto (asiakaskertomus)
• maksutiedot

· Asiakasrekisteriin talletetut tiedot

• asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
• asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen asiakkaan huoltaja
• asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot
• muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. tarvittaessa kerätään toisen puheterapeutin, lähettävän lääkärin, psykologin ym. työtehtävissä laatimat tiedot.

Kaikki asiakasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Asiakkaan hoitoon osallistuvat erityishenkilöstön esim. lääkärin, fysioterapeutin, toimintaterapeutin ja psykologin tiedot talletetaan osarekistereihin asiakkaittain.

• Säännön mukaiset tietolähteet

Asiakas: asiakkaan ilmoittamat tiedot

Hoitohenkilökunta: tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot

Muualta hankitut tiedot ja peruste tiedonsaannille: Kelan, perusterveydenhuollon ja vakuutusyhtiöiden päätökset

· Asiakastietojen luovuttaminen

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa (laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §, muut. 653/2000)

• asiakkaan suostumuksella. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella (katso kohdasta säännöksiä)
• nimenomaisen lainsäännöksen nojalla
• toimintayksikkö/STM voi myöntää luvan asiakasrekisteritietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta vasten (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/99) 28 §)

· Asiakastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Lainsäädännön yleiset periaatteet:

• Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan ao asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §) Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Asiakastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa:

• Asiakasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla (ATK). 31.12.2017 asti asiakasrekisterin tiedot on tallennettu manuaalisesti lukittavaan arkistokaappiin. Kaapissa on potilaskansiot, kortisto ja terapian aikana tehdyt tallenteet.
• Tietokoneelle ei tallenneta potilastietoja. Manuaaliseen asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä.
• Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
• Sähköisen potilasasiakirjajärjestelmän tiedot on tallennettu 1.1.2018 lähtien suojattuun Diarium- potilaskortisto- ja laskutusohjelmaan.

Asiakasasiakirjojen lainauksen yleiset periaatteet:

Asiakasasiakirjat ovat kuntoutujalle pyydettäessä nähtävissä. Asiakirjoja ei lainata.

· Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Tarkastusoikeuden sisältö: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Tietosuoja-asetuksen 15-22§).

• Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.
• Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 §).
• Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi

• Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.
• Kenelle pyyntö osoitetaan: Terhi Vainik
• Kuka päättää: Terhi Vainik
• Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista.
• Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön ammattihenkilö.
• Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena.

· Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (asiakasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi

• Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan.
• Kenelle pyyntö osoitetaan: Terhi Vainik
• Kuka päättää: Terhi Vainik
• Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Mahdolliset virheellinen merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä asiakasasiakirjoista. (Sosiaali- ja terveysministeriön asiakasasiakirjojen laatimista koskevat määräykset 1993:7)